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eXtractoflex - FAQ

Y a-t-il un avantage à simplement numériser nos factures sans en faire l'extraction de données ? (haut)

Oui, le simple fait que le papier ait été converti en document électronique le rend plus simple à archiver, partager et à rechercher. De plus, les documents seront accessibles à toute l'entreprise. Cependant, extraire les données des documents permet un accès encore plus rapide à l'information, d'éviter les erreurs de saisie manuelle, permet un indexage plus complet et ajoute de la valeur à votre entreprise.

Quelle amplitude de gains en productivité puis-je espérer en extrayant les données de mes factures ? (haut)

De façon générale, les gains en productivité varient entre 20% et 60%. Ces chiffres dépendent bien sûr du volume de factures traitées et de la façon dont vous traitez présentement vos factures. Dans un environnement à haut débit, il est facile d'excéder les 60% avec un peu d'optimisation. Les gains en productivité proviennent du rafinement du processus, c'est-à-dire l'élimination de la manutention de papiers et des tâches d'entrée de données.

Avec quels systèmes informatiques eXtractoflex peut-il fonctionner ? (haut)

eXtractoflex a été conçu pour fonctionner avec tout types de systèmes informatique qui supportent des transactions externes (EDI par exemple) et qui permettent d'avoir accès à leur base de données à des fins de validation.

Quels tâches peuvent être éliminées avec l'aide de l'automatisation ? (haut)

Il y en a plusieurs. Quelques unes de ces tâches seraient l'envoi de documents, l'archivage, la recherche, comparer les factures avec les bons de commande et l'entrée manuelle de données.

Avec quels types de documents eXtractoflex peut-il fonctionner ? (haut)

Le logiciel peut fonctionner avec tout type de documents possédant une certaine structure (structuré ou semi-structuré). Un formulaire est dit structuré si l'information se trouve toujours au même endroit (un questionnaire, par exemple). Un formulaire dit semi-structuré, est un document où l'emplacement des valeurs varie d'une fois à l'autre. Les documents peuvent contenir plus d'une page que ce soit du papier, un fax ou un pdf.

Comment le logiciel gère-t-il les documents de piètre qualité ? (haut)

Le meilleur outil pour contrer un document papier de pauvre qualité est un numériseur de haute qualité combiné avec un prétraitement intélligent de l'image. Lorsque vous utilisez une technologie OCR, il est important de faire de votre mieux pour ne pas dégrader la qualité de l'image (utiliser les courriels plutôt que les fax ou numérisez les documents avec la plus haute qualité disponible). Nous recommandons les numériseurs Fujitsu pour leur excellent rapport qualité/prix. Il est a noter qu'eXtractoflex possède un module de prétraitement de l'image.

eXtractoflex fonctionnera-t-il avec d'autres numériseurs ou avec des images prénumérisées ? (haut)

Oui ! eXtractoflex est capable de traiter n'importe quel type d'images. Afin d'obtenir de bons résultats lors de l'OCR, il est important que ces dernières soient de la plus haute qualité possible.

eXtractoflex a-t-il besoin de gabarits pour fonctionner ? (haut)

Non ! Toutefois, il est recommandé de les utiliser afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

Est-il difficle de créer un gabarit pour eXtractoflex ? (haut)

Non, le processus prend quelques minutes et peut être executé par un utilisateur possédant un minimum de formation.

Comment l'archivage et la recherche fonctionne-t-ils avec eXtractoflex ? (haut)

Le logiciel utilise des metadonnées pour archiver et indexer les documents. Ces metadonnées peuvent être entrées manuellement à l'aide d'eXadox ou bien automatiquement lors de l'OCR. Ces données peuvent être transmise à un système de gestion de documents ou autre système informatique. La recherche utilisera ces metadonnées pour trouver l'emplacement exact du document.

Comment eXtractoflex et eXadox fonctionne-t-ils ensemble ? (haut)

eXadox est un logiciel complémentaire à eXtractoflex qui permet à l'usager d'entrer des metadonnées relatives au document. Il partage cette information avec eXtractoflex. En combinant metadonnés et l'information extraite par eXtractoflex, il est possible d'executer une recherche de grande précision.